Qu'un coffre-fort d'entreprise protège votre argent ou garde des documents cruciaux en sécurité, cela peut vous donner la tranquillité d'esprit en sachant que vos affaires sont protégées contre le vol.
Bien que des coffres-forts muraux, au sol ou même de dépôt standard puissent suffire pour certaines organisations, de nombreuses entreprises choisissent le support et la protection supplémentaires d'un coffre-fort résistant au feu. Il est tout à fait possible qu'un incendie imprévisible puisse détruire de nombreuses choses dans votre coffre-fort à moins qu'il ne soit résistant au feu. N'oubliez pas de ne pas laisser le coût d'un coffre-fort vous empêcher d'obtenir la protection que votre entreprise mérite.
Une fois que vous avez investi dans le coffre-fort parfait pour votre entreprise, vous devrez toujours déterminer quels articles vous devriez ou ne devriez pas y stocker. Voici quelques suggestions de ce que vous devez sécuriser dans votre coffre-fort commercial ignifuge.
- Reçus et registres fiscaux
Que vous soyez une petite entreprise, une grande entreprise ou même un commerçant indépendant, l'IRS exigera des documents pour avoir un aperçu de vos dépenses et de vos revenus. Vous aurez besoin de documents qui soutiennent ce que vous avez déclaré sur vos impôts. Au lieu de cela, votre coffre-fort professionnel ignifuge doit stocker des copies de :
- Reçus et relevés bancaires ou de carte de crédit
- Factures et factures
- Chèques annulés
- Preuve de paiement
- États financiers de votre comptable
- Déclarations fiscales précédentes
- Formulaires IRS
En fin de compte, votre industrie déterminera ce que vous devez garder sous la main pour vos déclarations de revenus d'entreprise.
- Documents liés à votre entreprise
La paperasse impliquée dans la gestion d'une entreprise va au-delà des reçus et des dossiers fiscaux. Il existe également des fichiers supplémentaires dont vous pourriez avoir besoin lorsque vous interagissez avec des sous-traitants, des employés et des compagnies d'assurance. Dans votre coffre - fort ignifuge, assurez-vous d'avoir les éléments suivants :
- Actes relatifs à la possession de vos locaux commerciaux et véhicules de société
- Accords contractuels et informations sur l'emploi pour le personnel
- Informations sur les actions et les actionnaires
- Informations concernant les dates d'échéance des paiements à venir ou des dettes en souffrance
- Évaluations professionnelles de votre entreprise
- Informations financières et bancaires
- Polices d'assurance et coordonnées
- Disques durs externes et sauvegardes
Dans le monde numérique d'aujourd'hui, de nombreuses organisations conservent moins de documents sous forme physique. Au lieu de cela, les entreprises stockent les données sur des clés USB, des disques durs externes et des disques de sauvegarde. Protégez l'avenir de votre entreprise en stockant :
- Disques durs externes avec informations sur l'entreprise
- CD et disques, y compris les logiciels d'entreprise
- Sauvegardes de données pour les sites Web et autres systèmes importants
- USB et disques durs externes
Si votre entreprise possède beaucoup de données numériques, recherchez un coffre-fort certifié UL capable de résister à des températures qui détruiraient les médias numériques.
- Espèces et revenus de secours
Bien que les entreprises ne devraient pas laisser trop d'argent sur les lieux, il est souvent difficile de se rendre à la banque pendant une journée mouvementée. Si vous choisissez de conserver de l'argent dans votre entreprise, un coffre-fort de dépôt peut vous protéger contre le vol au point d'achat en permettant aux employés de déposer des chèques et de l'argent dans le coffre-fort, qui est transféré à la banque après un laps de temps prédéterminé.
Outre l'argent à placer dans un coffre-fort de dépôt, certaines entreprises voudront garder de l'argent supplémentaire sous la main sous la forme d'un fonds pour les jours où l’activité ne se porte pas au mieux de sa forme. Ces fonds d'urgence peuvent entrer dans un coffre-fort ignifuge pour une protection et un accès facile.
- Clés de rechange
Il est important de vous assurer que vous pouvez toujours accéder à toutes les ressources de votre entreprise après un vol, une inondation, un incendie ou une catastrophe. Dans cet esprit, il vaut la peine de garder les clés de rechange dans votre coffre-fort afin que vous puissiez y accéder si vos copies originales disparaissent. Vous pourriez envisager de stocker :
- Clés du coffre-fort
- Clés de véhicule professionnel
- Clés pour d'autres locaux de l'entreprise
Ce qu'il ne faut pas stocker dans un coffre-fort professionnel
Aussi précieux qu'un coffre-fort puisse être, ce n'est pas le seul moyen de protéger vos actifs commerciaux importants. Il y a certains éléments que vous préférerez peut-être garder hors des locaux. Par exemple, c'est une bonne idée de conserver les documents dont vous n'avez pas besoin en dehors des heures d'ouverture de la banque dans un coffre-fort. Ceux-ci peuvent inclure des copies originales des contrats des employés ou d'autres fichiers cruciaux.
Il peut également valoir la peine de stocker la deuxième copie de données informatiques particulièrement sensibles auxquelles vous n'aurez pas besoin d'un accès immédiat dans une banque. Le stockage de copies numériques de données hors site vous aidera à vous assurer que vous disposez toujours d'une sauvegarde des informations importantes sur un lecteur externe ou une bande en cas de sinistre. Cela réduira également votre risque de pertes importantes en cas d'incendie ou d'inondation.
